Nio delar i en bra presentation

När du jobbar med försäljning så är det ibland är det bra att ompröva budskapet. Det är också bra att gå tillbaks och titta på hur budskapet såg ut för ett, två och fem år sedan. Kanske fanns det saker du sa då som vore bra att säga idag? Om det du sa för fem år sedan inte stämmer så ger det förmodligen en god fingervisning om vad du borde berätta idag.

Jag håller precis på att ompröva hur vi säger det vi säger. Vi tog utgångspunk i en presentation av David Rose och följer delvis de punkter han säger är viktiga.

När någon köper avancerad programvara (t.ex. för att sälja komplicerade produkter) så handlar det om mer än bara programlicenser. De köper ett helt koncept som till mångt och mycket består av duktiga människor. 

När den allmänna perceptionen är att mjukvaran löser problemet så handlar beslutet mer om hur arbetet ska genomföras. Det betyder att spetskompetensen och domänkunskapen blir det avgörande eftersom tvekan kring programvarans förträfflighet redan bevisats av ett hundratal referenser.

Därför bestämde vi oss för att fokusera på följande delar för att bygga presentationen:

Integritet handlar om att vara ärlig och att göra saker på det sätt man själv tror är riktigt. Det här betyder att hellre ledas av egen erfarenhet än att dansa efter andras pipor. Det ger en övertygande bild om att du vet vad du gör. Här är det naturligtvis viktigt att vara ärlig, om den som lyssnar på något sätt kan misstro det du säger måste det sägas på ett annat sätt.

Coachbarhet innebär att lyssna och lära. Även om du har erfarenhet inom ett område så betyder inte det att du är fullärd. Coachbarhet handlar om att kunna ta till sig ny kunskap för att bli ännu bättre.

Ledarskap är ganska självförklarande. Det handlar om att kunna styra ett komplicerat arbete mot ett givet mål, att kunna undvika de allvarligaste fallgroparna och om att kunna hantera besvärliga hinder på vägen.

Kunskap är något som du kan läsa sig till och det är ofta fundamentet för att förstå inte bara vad man gör utan också varför. Ett företag kan enkelt skaffa kunskap genom att rekrytera kunniga människor.

Skicklighet innebär att vara duktig på det man göra. Ett företag bygger upp sin skicklighet genom att göra samma sak många gånger och framförallt genom att ha ett effektivt sätt att samla ihop praktiska erfarenheter. Det här handlar mycket om en intuitiv känsla för rätt och fel. Det här tar många år att bygga upp.

Passion handlar om att brinna för det du gör. Det är mycket lättare att tro på någon som genuint tror på sig själv. Det är naturligtvis en balansgång, passionen får inte ligga allt för nära galenskapen.

Vision betyder att veta vart du är på väg. Varför gör vi det här och vad är vårt mål?

Åtagande eller commitment som vi säger på bisnissvenska handlar om långsiktighet. Vi säljer inte en snabb lösning på ett enkelt problem, det handlar mer om ett giftermål tills döden skiljer oss åt. Ett företag som växer med kunderna har en helt annan syn framtiden och det är naturligtvis viktigt att förklara.

Realism är det som ger tyngd. Du kan ha en fin vision och en brinnande passion, men om du inte samtidigt är realist så bygger du bara ett luftslott med tomma ord. Därför måste presentationen visa att det du säger är på riktigt och det bästa sättet är förstås att förankra budskapet med trovärdiga referenser.

Bra powerpointbilder

Powerpoint är ett alldeles utmärkt verktyg för att göra snygga och proffsiga presentationer, men det blir sällan effektivt att skapa presentationerna direkt i programmet. Själv använder jag en trestegsmodell som är ganska effektiv och som gör det möjligt att skapa hela presentationen på resan till mötet (eftersom den fungerar även om när skylten med säkerhetsbältet är tänd).

Presentation ska besvara ett antal frågor. De slides du skapar ska innehålla några stolpar, de viktigaste orden som åhörarna ska komma ihåg. Tumregeln är att det inte ska stå mer än fem ord per slide. Om du har tid så är det alltid bättre att hitta en bra bild istället, men eftersom det är rätt tidsödande så är det bättre att vänta med det.

Steg 1

Huvuddelen av tiden du lägger på förberedelser ska göras i detta steg och det viktiga är att skriva upp vilka frågor du ska besvara. Om du kommer på några andra punkter som du också vill få med så skriver du upp dem med. I det här läget är det inte viktigt att vara strukturerad och det är därför den här metoden är överlägsen alla försök att göra samma övning direkt i Powerpoint.

För en normal tvåtimmarspresentation så brukar jag skriva ner ett A4 med frågor och punkter.

Steg 2

Nästa steg är att omvandla dessa punkter till slides. Dra två vertikala och fem horisontella linjer på ett A4 så får du 18 rutor att skriva i.  Varje ruta är en slide som ska innehålla en bra rubrik och tre-fyra ord.

Gruppera frågorna som hänger ihop genom att sätta en siffra framför. Sorteringen i vilken ordning du ska säga vad behöver du inte bekymra dig om ännu. För varje slide letar du upp de punkter som ska finnas med. Blir det mer än fem ord i en ruta använder du helt enkelt en ruta till (de är gratis).

Steg 3

Först nu tar du fram datorn och skapar presentationen utifrån noteringarna i rutnätet. Dra upp storleken på fonten så att det syns tydligt. När du matat in alla rutor som du skapade i steg 2 så fixar du sorteringen så att du får ett bra flöde i presentationen.

Tid över?

Har du tid över kan du lägga till lite bilder som gör presentationen bättre. Har du ytterligare tid över kan du börja fixa med fonter och annan layout.

Fuska, träna och inspireras

Om du vill bli bättre på att presentera så är fuska, träna och inspireras är tre enkla sätt.

Fuska – Förmodligen finns det redan någon som gjort en bra presentation om det du ska prata om. Börja med att titta på www.slideshare.net och förmodligen kommer du att hitta alldeles för många bra presentationer om ditt ämne.

Inspireras –  Att se duktiga föredragshållare är både roligt och lärorikt. www.ted.com är bäst men det går naturligtvis att hitta inspirerande mycket på både youtube och video.google.com.

Träna – Det sista, som jag själv ofta fuskar med, är att träna. Innan du håller en viktigt presentation bör du repetera fyra-fem gånger precis enligt manus. Presentationen blir förvånansvärt mycket bättre.

Det meningslösa valet

Dan Ariely har skrivit en bok om omedvetna val. Själv vill man helst tro att de val man gör är rationella och icke-manipulerade, men som de flesta redan vet så är frågan halva svaret. ”Som man frågar får man svar” är ett gammalt slitet talesätt som är högst relevant även idag.

Ariely visar ett kul exempel på hur man säljer det dyrare alternativet genom att introducera ett helt meningslöst alternativ. Så här:

- Webbprenumeration - $ 59
- Pappertidningen - $ 129
- Papperstidningen och webbprenumeration - $ 129

Ingen vettig människa väljer att betala samma pris papperstidningen vilket Arielys enkät visade. Fördelningen när det meningslösa mittalternativet var med blev 16 % för det billiga och 84 % för det dyrare alternativet.

När Ariely frågade en annan grupp att välja när mittalternativet var borttaget blev fördelningen istället 68 % för det billigare och resterande 32 % för det dyrare alternativet. Det här visar alltså att det bästa sättet att få någon att göra ett visst val är att slänga in en något sämre variant av samma sak. Ariely visar det här med flera exempel i slutet av sin presentation på TED.

Seth Godin på Ted

Seth Godin pratar om sin senaste bok på Ted.com.

Att sätta bilden

En kompis berättade om hur han läser en bok:

- Redan efter två sidor så kan jag säga om jag litar på författaren, om han har något att berätta, om han är trovärdig och om han berättar en historia som jag vill höra. Är jag inte övertygad så slutar jag helt enkelt att läsa boken.

När det gäller böcker så blir det väldigt konkret, men det här visar på ett sätt som människan fungerar i grunden. Känns det inte bra från början så slutar du lyssna.

Det här är väldigt viktigt när jag gör presentationer. Om jag inte omedelbart ger intryck av att vara relevant för min publik så kan jag lika gärna avbryta efter två minuter.

När jag presenterar våra fantastiska mjukvara och våra duktiga konsulter så säljer jag känslan att det här är någon som kunden skulle vilja köra den här typen av projektet med. 

Jag vill sätta bilden av att

- vi har gjort det här många gånger
- vi förstår den typen av problem
- vi är duktiga på det vi gör

Allt som bygger argumentationen för dessa punkter, det är det jag ska presentera. Inget annat.

Trampa vatten

All presentation handlar om strategi. Vad vill du säga till vem och varför? Det går inte att säga nog många gånger: Det gäller att vara tydlig och för att vara det så måste du tänka igenom budskapet och förstå åhöraren.

Det bästa sättet att tappa bort intresset och framstå som otydlig är att blanda fiktion och verklighet, vision och leverans, förhoppning och fakta. Det är därför det är viktigt att ha en tydlig planering av när du säger vad. Det är inte fel att prata visioner och drömmar, det viktiga är att hålla isär vad som är vad.

Genom att följa de enkla tipsen från om en bra demo häromdagen blir presentationen mycket tydligare:

1. Identifiera problemet i en öppen (men styrd) dialog

2. Visa hur problemet kan lösas – gärna med en imponerande lösning

3. Visa att den som har problemet själv kan lösa det med din hjälp

4. Måla upp visionen vart det här arbetet skulle kunna leda, helst exemplifierat och verklighetsförankrat med dina bästa referenser som förebilder

Det är inte roligt

Ibland får man intrycket av att det är roligt att ha barn. Det är det inte. Det finns naturligtvis glädjeämnen, men gör man en objektiv analys så överväger faktiskt det negativa. Det här är inte min subjektiva uppfattning, det finns de facto forskning på området och själv läste jag om det här i en artikel på time.com.

Psykologer har mätt - fråga mig inte hur – hur lyckliga människor i sin dagliga gärning och kommit fram till att aktiviteter som träning, måltider och shopping ger större tillfredställelse än att umgås med sina barn. Att vara med sina egna barn hamnar ungefär på samma nivå som att göra det dagliga hushållsarbetet.

Varför är det här rolig information? För att det går stick i stäv med den allmänna uppfattningen - att det ställer självklarheter på ända.

Jag gillar den här typen av nyheter för att det ger mig bra infallsvinklar när jag ska presentera och exemplifiera saker. Att något inte är som man tror öppnar sinnet för att ta in nya intryck.

En bra demo

Eftersom jag jobbar med mjukvara så är det här med att demonstrera program lite av en specialitet. Så här lägger du bäst upp en mjukvarupresentation:

1. Börja med att diskutera och påminna de som lyssnar om den frustration de upplever - något som de enkelt kan verifiera. Det här ska naturligtvis vara den typen av problem som din mjukvara löser.

2. Visa att din mjukvara löser de här problemen på ett övertygande sätt. Här är det viktigt att imponera, att det är polerat och snygg, fint och tillrättalagt. Här är det inte nödvändigt att åhörarna förstår allt du gör, men deras slutsats ska kunna sammanfattas med ett ”wow”.

3. Visa hur de själva kan göra det du just visade. Här handlar det om att handgripligen visa steg för steg vilka färdigheter som krävs och hur enkelt det är. Det är viktigt att ta det lugnt och metodiskt eftersom det är viktigt att inte tappa bort åhörarna.

4. Visa ett större exempel, en vision om vart de kan nå. Det här ger känslan av vilket otrolig förändring din mjukvara kan leverera i en inte allt för avlägsen framtid.

Nu ska jag f-n visa dom

Det skadar inte att vara lite arg när man ska presentera. Det skärper sinnet. Häromdagen hade jag en intern dragning och av olika anledningar var jag lite ... låt oss säga arg. Precis som alltid så gick jag in med två ansatser

- inte bli provocerad

- nu ska jag f-n visa dom

Det här fungerar. Det är den psykologiska uppladdningen som krävs för att prestera lite bättre, att bli lite vassare och vara lite coolare.

Att inte bli provocerad är viktigt, speciellt i säljsammanhang. När du hamnar mitt bland svåra konstiga frågor så har du förlorat och att börja försvara sig är bästa sättet att kapitulera. Det gäller att lungt och sakligt förklara hur saker ligger till, utan att tveka och utan att  bli irriterad över dumma påhopp (inte alls ovanligt med antagonister i publiken).

Med inställningen att du äger showen så släpper du aldrig in antagonisten. Med ett tydligt inititiv slipper du frågorna och det här ger chansen att leverera budskapet - precis på dina villkor.

Skrivet manus

Jag har alltid fått lära mig att om du ska hålla tal så ska du inte skriva ett manus. Bill Gove, som jag lyssnade på i helgen, sa precis tvärt om. Han borde veta eftersom han under över 50 års tid försörjde sig på att vara professionell talare.

Inspelningen som jag lånat handlade om flera olika saker men det som gjorde mest intryck var det här med just manuset. Enligt Bill så måste man memorera manuset. Det är först när man kan sitt material som man kan tänka på allt annat som är viktigt när man pratar som tonfall, ögonkontakt och pauser.

För ett par månader sedan började jag skriva ner vad jag sa på ett bra föredrag. Det är rätt tidsödande att lyssna på inspelningen och skriva ner varje ord, men samtidigt så ger det en otrolig möjlighet att metodiskt byta ut olika delar, hitta den bästa ordningen att berätta saker och att förtydliga det som kanske inte blev bra förklarat. Efter att ha lyssnat på Bills råd så tror jag att jag ska plocka fram transkriptionen och börja om. Jag ska skaffa mig ett manus helt enkelt.

Presentationsteknik

Jag har satt upp ett personligt mål och det är att bli bättre på att presentera. Det handlar om att göra många olika saker.

Idag presenterar jag framförallt företaget där jag arbetar och hur vi arbetar. Jag har under de senaste månaderna börjat jobba allt mer målmedvetet för att paketera budskapet enklare, intressantare och framförallt mer känslomässigt.

Traditionellt säljer tekniska företag (som det där jag arbetar) sina tekniska produkter på ett väldigt tekniskt sätt. Det fungerar inte så bra. Det är inte genom att berätta om alla features man vinner nya kunder, det är genom att förmedla känslan att man kan åstadkomma en stor och lönsam förändring. Därför lär jag mig hellre lite mera marknadsföring än jag försöker att bemästra tekniken nuförtiden. Det betyder också att jag hellre hittar slagkraftiga tagg-lines än den exakta tekniska definitionen.

Under våren ska jag jobba vidare tillsammans med några duktiga kollegor och jag tänkte att bloggen får bli ett sätt att dokumentera metodiken. Det betyder att det kommer att bli lite mer presentationsteknik de närmaste månaderna.

Lite om intervjuteknik - 3D-film

På förmiddagen har jag provat på att göra lite tecknad film. Det är kanske lite väl corny för att vara seriöst, men det var snabbt och smidigt. Bill och Bull (de typiska ostfrallekursledarna) ger lite tips på hur du driver en workshop för att förstå tekniskt svåra produkter.

NyT

Du vet inte hur det ska vara

Säg inte hur det ska är innan du vet hur det ska vara. Det låter ju väldigt självklart, men i praktiken är det inte lika enkelt.

När jag driver workshops så handlar det mycket om en förhandling. Jag påstår hur jag uppfattat att det ligger till och kunden bekräftar eller avfärdar mina slutsatser. Det brukar vara ett ganska bra sätt att få en dialog kring det man diskuterar. Men då är det viktigt att komma ihåg att inte göra allt för tokiga antaganden för då havererar hela diskussionen Grova snedtramp - som kan vara nog så perifera - kan få hela arbetet att avstanna.

Sättet att komma runt det här är att ställa lite fler checkfrågor. Istället för att anta är det bättre att fråga. Korta checkfrågor ger rätt ramar och öppnar för en mycket bättre dialog om det som verkligen betyder något.

Kan du dirigera?

Det är ofta detaljerna som förstör helheten. Jag har personligen svårt att se filmer med skådisar som låtsas spela instrument. Autenticiteten är noll när ”den världskända dirigenten” dirigerar utan taktkänsla och med en inlevelse sämre än mupparna. Ett annat exempel är statister som agerar pressfotografer och håller i kameran som om de vore pipmugg för väldigt små barn. Jag har som sagt mycket svårt att se förbi den här typen av fel.

När jag presenterar förslag och lösningar så är det viktigt att det inte är jag som är Michael Nyqvist. Jag måste alltså låta bli sånt jag inte behärskar och inte ge mig in i diskussioner jag bevisligen aldrig kommer att  förstå.

Presentera resultat

När jag presenterar resultat försöker jag alltid göra det med genomarbetade generella exempel. Det tar dessvärre lite längre tid att inte vara specifik, men det har flera poänger.

Den första är att det markant ökar chansen att det jobb jag gör kan användas i andra sammanhang. Det förenklar mitt jobb i framtiden.

Det andra är att med specifika exempel så är det stor risk att någon detalj i resonemanget gör att åhörarna tappar helhetsperspektivet. Därför är det mycket bättre att presentera en generellare hypotes för att därefter exemplifiera från kundens egen vardag.

Det tredje är att presentationer jag gjort förut är tio gånger bättre. Kan jag återanvända material någon annan gång så har jag redan repeterat vilket ger presentationen betydligt större genomslag. Det är dessutom betydligt enklare att improvisera till gammalt material.

Komma in från sidan

När jag presenterar vår fantastiska produkt för att effektivisera försäljningen så börjar jag numera i en helt ny ände. Barry Schwartz har skrivit en bok som handlar om nackdelar med många val. Eftersom vår produkt arbetar med många val så kändes det initialt som det han sa gick tvärt emot det koncept vi säljer. Det är den här kontrasten som gör inledningen så bra.

Det är inte helt ovanligt att vi pratar inför personer som har ganska bra koll på vad vi göra och varför. Då blir det en väldig uppförsbacke i presentationen om jag börjar med att presentera självklarheter. Överraskningen fungerar som en perfekt brygga över till det jag vill sälja.

Det här fungerar förstås inte i alla situationer, men just när jag presenterar de tekniska insikterna så är det en klockren inledning.

Mindre skitsnack

Häromdagen skrev jag om inspelning med diktafonen. De största fördelarna med att spela in möten är

- att någon som missade mötet lätt kan lyssna igenom vad som sades

- att kunna fokusera på mötet och slippa göra noteringar

- att lyssna på vad man själv säger och i efterhand kunna analysera vilka frågor som ställs och hur dessa kan besvaras på ett enklare och slagkraftigare sätt

En konsekvens är att det blir betydligt mindre skitsnack på möten som spelas in. Ingen vill prata allt för mycket om annat och andra när de vet att det dokumenteras. Det gör att ett entimmesmöte typsiskt klaras av på 50 minuter.  Den här effekten kan förstås även uppnås av placeboeffekten - att folk tror att du spelar in.

Spela in möten

För några veckor sedan köpte jag en Zoom H2 till kontoret. Eftersom många av mina medarbetare reser en hel del är det svårt att samla alla för kompetensutveckling. Om vi spelar in dessa workshops så att de som inte är där kan ta del av den samlade visdommen.

Om H2

Inspelaren fungerar alldeles utmärkt och sparar direkt till mp3 vilket passar ändamålet utomordentligt. Den har bra mikrofoner och inbyggd kompressor, vilket gör att svaga signaler förstärks så att både de som sitter nära och långt ifrån hörs ganska bra. I och med att det är digitalt blir det minimalt med brus och det som brukar störa är ofta de naturliga bruskällorna som finns i ett konferensrum, tex projektorn.

Som all känslig elektronik så påverkas mikrofonerna av radiosignaler. Det är därför viktigt att mikrofonen placeras en bit ifrån datorer och telefoner (eftersom båda numera innehåller denna störningsfunktion).

Om inspelningarna

När jag har viktiga genomgångar med kunder kan det också vara bra att spela in. Senast i torsdags hade jag en fyra timmars introduktion som skulle vara nyttig för samtliga framtida projektdeltagare att ta del av. Därför bad jag att få spela in, något som i de flesta sammanhang är förvånansvärt okontroversiellt.

Istället för att jag måste introducera nya projektdeltagare kan du nu ta del av förstahandsinformation från kundens bästa kunskapskälla, kompletterat med frågor från de två gökarna (jag och min kollega) som var där. Det här är ett fantastiskt effektivt sätt att överföra kunskap, speciellt som när den som lyssnar enkelt kan göra det i 50 % högre hastighet (finns en smidig funktion i Windows Media Player för att höja hastigheten med bibehållen pitch, alltså utan att det låter som Knatte och Tjatte).

Som utbildning

Själv använder jag inspelningarna för att lära mig vad jag säger och hur det låter.

Det jag inser ganska snabbt är att stickspår utanför det bestämda manuset sällan blir särskilt tidseffektiva. Dessa exempel tar betydligt mer tid än de tillför mer kunskap för åhörarna. Därför har jag efter att ha lyssnat insett att även stickspåren bör förberedas och stramas upp. Det är ju sällan de frågor jag får kommer som en överraskning...

Avbryt gärna om ni har frågor

Jag vet inte varför jag säger det men jag har insett att det är ganska dumt:

- Avbryt gärna om ni har frågor…

När jag presenterar så är det sämsta som kan hända att de som lyssnar börjar avbryta med dåliga, irrelevanta frågor. Det näst sämsta är att de frågar om sånt som jag snart ska berätta om. I inget läge är det bra att få frågor mitt i, i alla fall inte om jag är förberedd.

Jag har presenterat vårt företag och vad vi gör säkert 200 gånger för 100 olika kunder. Jag vet vilka frågor jag kommer att få och jag vet precis vad jag ska säga. Att få de här frågorna för tidigt gör bara en sak, de sabbar mitt flyt.

Igår pratade jag med en granne som är advokat. Han hade en medvetens strategi att sabba motståndarens framläggande med förtydligande frågor om han tyckte att motståndaren lät för bra. När jag hörde det så bestämde jag mig; inga mer frågor när jag presenterar.

- Skriv ner vad ni inte förstår och vänta med frågorna tills det passar mig!

Undvik dumma frågor

Det är viktigt att undvika irrelevanta frågor främst för att det sabbar känslan jag vill förmedla. Här är några sätt att minska antalet dumma frågor:

- Ha snygga kläder – jag har alltid kostym när jag presenterar. Det skapar en viss distans vilket minskar antalet irrelevanta frågor.

- Planera presentationen – lär dig när vilka frågor kommer och se till att presentera svaret på dessa strax dessförinnan. Det här fungerar bäst för presentationer du gör upprepade gånger, men är också en bra förberedelseövning inför en ny presentation.

- Spela in mötet med diktafon – ett väldigt enkelt sätt att reducera alla typer av onödigt prat i möten. Vitsen med inspelningen är dels att kunna lyssna på sig själv och att dokumentera mötet för överlämning till andra i projektet.

- Svara överdrivet noggrant på de dummaste frågorna. Det avhåller andra från att ställa den typen av frågor utan att du behöver säga det uttryckligt. Den här metoden fungerar även bra mot chefiga översittartyper som från tid till annan dyker upp på mina möten.