Social software på jobbet, del 2

En plattform för social programvara kommer att främja kommunikation, kunskapshantering och bättre informationsutbyte inom organisationen. Målet är att öka både företagets och den personlig produktivitet och genom en ny plattform för bättre kommunikation.

Förbättrad kommunikation och beslutsfattande genom att

• bättre kunna identifiera personer i organisationen och källa rätt medarbetare för specifika projekt, för att säkerställa att de rätta experterna identifieras och kontaktas den snabbaste och mest effektiva sätt
• förbättra beslutsprocessen för avdelningarna genom att eliminera begränsningar med e-post och ge medarbetarna tillgång till en mer dynamisk miljö som främjar samarbete 

Förbättrad kunskapsöverföring genom att enkelt

• hitta tillgängliga experter, dokument och typ av information på snabbaste och mest effektiva sätt
• ansluta via gemenskaper och organisatoriska hierarkier för att ytterligare stärka flödet av kunskap, idégenerering och idéutbyte. Genom att koppla expert och gemenskaper och där dela information skapas bästa praxis utifrån specifika krav och roller 

Förbättrad produktivitet genom att

• färre kommunikationsfel som skapas av e-post och det dubbelarbete som det medför 
• minskade administration tack vare minskat diskutrymme och bandbredd som används för att hantera informationen
• göra informationen indexerad och lätt sökbar

Skapa en framtida plattform för tillväxt genom att

• ge en framtidssäker plattform av etablerad och sammanlänkad social programvara som UC kan kontrollera och bädda in i och integreras med befintliga tillämpningar, 
• möjlighet att lägga till sociala funktioner på en extern webbplats för att på så sätt stödja marknadsföring, försäljning och stödprocesser 
• förhindra förlust av värdefull kunskap genom pensioneringar och personalomsättning

Social Software på jobbet, del 1

De starka trenderna inom sociala medier gör att organisationer inom en rad branscher börjar utnyttja nya verktyg för att främja effektivitet och innovation. Genom att skapa kluster av kunskap baserad på behov, roller och arbetssätt låter social mjukvara de anställda snabbt och enkelt dra nytta av kollegors expertis, helt oberoende av tid och plats.

Social mjukvara ger användarna möjlighet att bygga nätverk av dynamiska grupper inom sina arbetsområden vilket möjliggör utbyte av idéer som främjar nytänkande och bättre resultat. Programvaran ger snabb tillgång till alla i ditt professionella nätverk. Detta inkluderar profiler, wikis och bloggar tillsammans med moderering, idéforum och mediagallerier - allt för att engagera ditt nätverk av människor att arbeta transparent och smidigt för att på så sätt skapa större affärsnytta.

Steget är enkelt och tankesättet kring social mjukvara finns redan i organisationen vilket betyder att ingen behöver spendera mycket tid på att lära nya program. Dagens yngre arbetstagare är bekväma med att kommunicera med hjälp av sociala medier. När de flyttar in i din organisation kan du dra nytta av samma sociala samarbete för att skapa nya möjligheter till effektivitet, vitalitet och nytänkande.

Ledande organisationer använder idag allt fler sociala funktioner för att sprida information och för att ge sina kunder, partners och anställda möjlighet att engagera sig och leverera resultat i verksamhet.  De anställda kan enkelt hitta information, utbyta idéer och hitta vem eller vad de behöver – direkt.

Enligt McKinsey & Company har 69 % av de tillfrågade och ledande bolagen fått mätbar affärsnytta från användning av social samverkan, en siffra som sannolikt kommer att stiga allt eftersom social mjukvara blir en allt mer naturlig del av verksamheten.

Idag ser vi en förskjutning från direkt kommunikation till delande av kunskap. Punkt-till-punkt e-post ersätts av kunskapsutbyte genom nya kanaler och hierarkiska organisationer ersätts av nätverk av anslutna experter. Här skapas en samarbetsplattform med många bidragsgivare där humankapitalet succesivt övergår i ett sökbart och levande strukturkapital.

Hur mycket bättre skulle du bli på jobbet om du visste lika mycket om dina kollegor som du vet om dina "vänner" på Facebook?

Bra powerpointbilder

Powerpoint är ett alldeles utmärkt verktyg för att göra snygga och proffsiga presentationer, men det blir sällan effektivt att skapa presentationerna direkt i programmet. Själv använder jag en trestegsmodell som är ganska effektiv och som gör det möjligt att skapa hela presentationen på resan till mötet (eftersom den fungerar även om när skylten med säkerhetsbältet är tänd).

Presentation ska besvara ett antal frågor. De slides du skapar ska innehålla några stolpar, de viktigaste orden som åhörarna ska komma ihåg. Tumregeln är att det inte ska stå mer än fem ord per slide. Om du har tid så är det alltid bättre att hitta en bra bild istället, men eftersom det är rätt tidsödande så är det bättre att vänta med det.

Steg 1

Huvuddelen av tiden du lägger på förberedelser ska göras i detta steg och det viktiga är att skriva upp vilka frågor du ska besvara. Om du kommer på några andra punkter som du också vill få med så skriver du upp dem med. I det här läget är det inte viktigt att vara strukturerad och det är därför den här metoden är överlägsen alla försök att göra samma övning direkt i Powerpoint.

För en normal tvåtimmarspresentation så brukar jag skriva ner ett A4 med frågor och punkter.

Steg 2

Nästa steg är att omvandla dessa punkter till slides. Dra två vertikala och fem horisontella linjer på ett A4 så får du 18 rutor att skriva i.  Varje ruta är en slide som ska innehålla en bra rubrik och tre-fyra ord.

Gruppera frågorna som hänger ihop genom att sätta en siffra framför. Sorteringen i vilken ordning du ska säga vad behöver du inte bekymra dig om ännu. För varje slide letar du upp de punkter som ska finnas med. Blir det mer än fem ord i en ruta använder du helt enkelt en ruta till (de är gratis).

Steg 3

Först nu tar du fram datorn och skapar presentationen utifrån noteringarna i rutnätet. Dra upp storleken på fonten så att det syns tydligt. När du matat in alla rutor som du skapade i steg 2 så fixar du sorteringen så att du får ett bra flöde i presentationen.

Tid över?

Har du tid över kan du lägga till lite bilder som gör presentationen bättre. Har du ytterligare tid över kan du börja fixa med fonter och annan layout.

Presentera resultat

När jag presenterar resultat försöker jag alltid göra det med genomarbetade generella exempel. Det tar dessvärre lite längre tid att inte vara specifik, men det har flera poänger.

Den första är att det markant ökar chansen att det jobb jag gör kan användas i andra sammanhang. Det förenklar mitt jobb i framtiden.

Det andra är att med specifika exempel så är det stor risk att någon detalj i resonemanget gör att åhörarna tappar helhetsperspektivet. Därför är det mycket bättre att presentera en generellare hypotes för att därefter exemplifiera från kundens egen vardag.

Det tredje är att presentationer jag gjort förut är tio gånger bättre. Kan jag återanvända material någon annan gång så har jag redan repeterat vilket ger presentationen betydligt större genomslag. Det är dessutom betydligt enklare att improvisera till gammalt material.

Våga inte säga livspussel

Att beklaga mig över konstigt språkbruk tänker jag egentligen överlåta till äldre generationer, men det finns gränser. Säger någon livspusslet™ så ser jag rött, det är ett av de fånigaste uttrycken som myntats de senaste åren av den fackliga lobbyn.

”Livspusslet (som för övrigt är ett registrerat varumärke som TCO äger) har nu införlivats i ordförrådet hos såväl politiker som journalister i Sverige och det är vi glada för. För ju fler som känner till ett problem, och sätter namn på det, desto större möjligheter att hitta lösningar” skriver Ulf Öfverberg som är projektledare för ett ord och en kampanj hos TCO.

Det han inte skriver är vad ordet verkligen betyder.

Den som har ett livspussel har två problem; det handlar om att kunna prioritera och att kunna sätta gränser. Alla vi som inte har ett pussel har ett liv som ibland kräver lite mer men som för det mesta är ganska trivsamt – oavsett vilket perspektiv man har. Den som säger livspussel borde stanna upp och reflektera istället för att fortsätta jaga statustroféer.

Pusslet handlar inte om ekonomi, det handlar om tidsbrist - att allt måste hinnas med. Det är inte fel att den som vill får jobba, men när var och varannan människa börjar prata om att de inte får ihop pusslet så får jag nog. Tänk efter vad som är viktigt och prioritera det.

Arbetslivet har en stor rationaliseringspotential. Jag tycker livspussellobbyn borde fokusera på att arbete värdesattes efter resultat och inte genom närvaro. Effektivitet har väldigt underordnad betydelse, det är det som är problemet. Det och att det bara konsulter som får riktigt bra betalt för rationaliseringar, prioriteringar och gränssättningar.

3G sabbar möten

Jag har haft 3G-kort i datorn ett par år nu och snart har var och varannan människa mer eller mindre konstant uppkoppling. Det här är något man märker på möten. Uppkopplingen medför en hel del fördelar, som att kunna ladda ner och skicka  ner filer man behöver, men det är också ett stort distraktionsmoment.

Det är inte sällan man hamnar på mindre intressanta möten och då kan det vara lockade att istället kolla mejlen eller de senaste rubrikerna (gäller dock inte mig själv eftersom jag har slutat läsa tidningar). Problemet är bara att det här går ut över de andra i mötet och att okoncentrerade deltagare tenderar att ha mycket längre möten än de som är fokuserade.

För en tid sedan tyckte jag att det vore gentilt att erbjuda ett gästnätverk för kunder som besökte oss. Nu är jag mer skeptisk eftersom kvaliteten på våra möten blir markant sämre. Ett är att be gästerna stänga av sina datorer, men samtidigt är det lite svårt att göra eftersom jag måste respektera att de vill notera elektroniskt.

Det börjar följaktligen bli hög tid för etiska regler, precis som att man av respekt stänger av ringsignalen på mobilen när man har viktiga möten. Hädanefter kommer jag att

- undvika chatt

- undvika surfning

- undvika arbete i andra projekt än det mötet handlar om

Då blir förhoppningsvis mötena lite kortare och mycket effektivare. Sen är ju nästa stora grej att dra ner på antalet möten, men det är ju en helt annan historia...

Fotografiskt minne

Igår skrev jag om starkölsdieten och om jag får välja så dricker jag helst en ale. Problemet är att det är allt för sällan som jag noterar vilka ölsorter jag dricker och därför blir det alltid svårt att komma ihåg vilken öl som var god. Det är inte så svårt att komma ihåg vilka sorter man köpt, men vilken som smakade vad är betydligt knepigare.

Det är då man plockar fram sitt fotografiska minne, SonyEricsson K810i. Varje gång jag dricker en pilsner jag gillar fotar jag etiketten, då blir det väldigt lätt att välja rätt innan man ställer sig i den långa kön på fredagseftermiddagen. Det här fungerar även på goda viner.

Mindre skitsnack

Häromdagen skrev jag om inspelning med diktafonen. De största fördelarna med att spela in möten är

- att någon som missade mötet lätt kan lyssna igenom vad som sades

- att kunna fokusera på mötet och slippa göra noteringar

- att lyssna på vad man själv säger och i efterhand kunna analysera vilka frågor som ställs och hur dessa kan besvaras på ett enklare och slagkraftigare sätt

En konsekvens är att det blir betydligt mindre skitsnack på möten som spelas in. Ingen vill prata allt för mycket om annat och andra när de vet att det dokumenteras. Det gör att ett entimmesmöte typsiskt klaras av på 50 minuter.  Den här effekten kan förstås även uppnås av placeboeffekten - att folk tror att du spelar in.

Spela in möten

För några veckor sedan köpte jag en Zoom H2 till kontoret. Eftersom många av mina medarbetare reser en hel del är det svårt att samla alla för kompetensutveckling. Om vi spelar in dessa workshops så att de som inte är där kan ta del av den samlade visdommen.

Om H2

Inspelaren fungerar alldeles utmärkt och sparar direkt till mp3 vilket passar ändamålet utomordentligt. Den har bra mikrofoner och inbyggd kompressor, vilket gör att svaga signaler förstärks så att både de som sitter nära och långt ifrån hörs ganska bra. I och med att det är digitalt blir det minimalt med brus och det som brukar störa är ofta de naturliga bruskällorna som finns i ett konferensrum, tex projektorn.

Som all känslig elektronik så påverkas mikrofonerna av radiosignaler. Det är därför viktigt att mikrofonen placeras en bit ifrån datorer och telefoner (eftersom båda numera innehåller denna störningsfunktion).

Om inspelningarna

När jag har viktiga genomgångar med kunder kan det också vara bra att spela in. Senast i torsdags hade jag en fyra timmars introduktion som skulle vara nyttig för samtliga framtida projektdeltagare att ta del av. Därför bad jag att få spela in, något som i de flesta sammanhang är förvånansvärt okontroversiellt.

Istället för att jag måste introducera nya projektdeltagare kan du nu ta del av förstahandsinformation från kundens bästa kunskapskälla, kompletterat med frågor från de två gökarna (jag och min kollega) som var där. Det här är ett fantastiskt effektivt sätt att överföra kunskap, speciellt som när den som lyssnar enkelt kan göra det i 50 % högre hastighet (finns en smidig funktion i Windows Media Player för att höja hastigheten med bibehållen pitch, alltså utan att det låter som Knatte och Tjatte).

Som utbildning

Själv använder jag inspelningarna för att lära mig vad jag säger och hur det låter.

Det jag inser ganska snabbt är att stickspår utanför det bestämda manuset sällan blir särskilt tidseffektiva. Dessa exempel tar betydligt mer tid än de tillför mer kunskap för åhörarna. Därför har jag efter att ha lyssnat insett att även stickspåren bör förberedas och stramas upp. Det är ju sällan de frågor jag får kommer som en överraskning...

Svävar på moln

De senaste dagarna har jag levt i molnet och förlitat mig helt på diverse nätbaserade tjänster. Hårddisken i datan beter sig som mina hårddiskar brukar göra efter ungefär ett år och det är följaktligen dags att byta. Det har varit långt ifrån problemfritt. Att snabbt och enkelt återställa backup-kopian var inte riktigt lika enkelt som jag kom ihåg det.
I nån tidigare post var jag visst lite tveksam till hela cloud computing grejen, men jag måste säga att när den vanliga datorn ger upp så är det fantastiskt att några delar av ens liv kan fortsätta fungera, om än med lite uppkopplad konstgjord andning.

Provade en ny tjänst som verkar ganska smidig, Waula. 1 GB fildelning i molnet och möjlighet att dela med sig av vissa delar till vissa utvalda. Det funkar via brandväggen på jobbet så det verkar lovande, men jag får återkommer när jag testat lite mer. Om jag får igång datan vill säga.

Tidsestimat

Tjänsteförsäljning handlar oundvikligen om att göra tidsuppskattningar, både för små och stora projekt. Det är viktigt att det blir rätt eftersom det ger leveransprojektet arbetsro, men samtidigt kan det stjälpa affären om det görs på fel sätt.

En sak som är viktig att komma ihåg är att kostnaden är i de flesta fall är oväsentlig, förutsatt att kostnaden ger avkastning. Det viktigaste är att ge ett korrekt underlag för investeringskalkylen, så länge det finns en rejäl och trovärdig lönsamhet är det inte priset som avskräcker.

Den felaktiga kravspecifikationen

Förutom att hålla koll på kravspecifikation måste jag också titta framåt och bakåt. För det första; utgå alltid från att kravspecen är felaktig. Den är oprecis, innehåller icke uttalade krav och fokuserar oftast på fel detaljer. Därför måste den kompletteras med intuition, min känsla för vad det är kunden förväntar sig. Det här är ett stort problem eftersom jag oftast vet att kunden ber om mer än han frågar efter. I ärlighetens namn borde jag påpeka det men samtidigt vet jag att det inte går hand i hand med själva försäljning... Alltså får kravspecen till viss del ändå ligga till grund för mina bedömningar. Knepet är att dela upp försäljningen i faser, där fas ett utgår från kundens krav - allt som är outtalat skjuts till fas två.

Fakta

Uppskattningarna måste alltid baseras på fakta och den bästa faktan är i det här fallet historien. Med hjälp av intuition kan jag jämföra det kommande projektet med tidigare och därigenom få en realistisk bild av tidsåtgången. Det här ställer krav på att tidigare projekt är enkla att följa upp och att informationen baseras på det verkliga utfallet, det vill säga att alla timmar fakturerats på rätt konton.

Ett alternativ skulle vara att bryta ner problemet i sina beståndsdelar och höfta tider för varje enskilt moment. Det är så våra utvecklare bedriver sitt agila utvecklingsarbete vilket är bra i det sammanhanget men allt för oprecist för tidsestimat – eftersom specen det baseras på (som jag sa tidigare) är felaktig. Dessutom är det väldigt tidsödande att bryta ner projektet på det här sättet.

Målprissättning

En viktig del är att förstå värdet för kunden. Varje story eller use-case måste på något sätt betala sig. Här kan du tänka på två sätt – antingen strunta i vissa delar om de verkar olönsamma eller tänka om det finns något sätt att lösa problemet på ett enklare sätt.

När Canon ville göra skrivaren till en massprodukt utgick de från vad folk kunde tänkas betala för en skrivare istället för att titta på kostnaden att bygga en. Det gav nya innovativa lösningar och det här är en lärdom du kan ta med dig när projekt ska implementeras.

Den här posten blev visst väldigt lång, så jag fortsätter någon annan dag...

Wikipedia som lexicon

Det som svenska Wikipedia beskrivet med tre meningar finns oftast i en engelska version och då är det scrollångt. Då kan man tycka att det är rätt meningslöst att börja söka på svenska, men det finns en god anledning att börja där.

De flesta svenska artiklar har en länk direkt till den engelska varianten på samma ämne. För mer komplicerade engelska ämnen kan det vara bättre att börja på den svenska sidan för att hitta till rätt sida på engelska.

Responscykeln

Alla former av arbete har en responscykel. Du gör något och får en reaktion, positiv eller negativ. I det vardagliga samtalet är responscykeln bara några sekunder, i större projekt kan cykeln vara flera dagar. Ju längre responscykel desto mindre effektivt blir det arbete du gör. Därför är det viktigt att förändra sättet du arbetar så att du får snabbare svar.

Det första är att ta bort allt som rimligen kan sinka användaren. Om någon måste logga in på en specifik sida (i mitt fall buggrapporteringssystemet) för att ta del av information är det flera saker som kan fördröja arbetet; att inte komma ihåg adressen, att inte veta sitt användarnamn, att inte kunna lösenordet, att inte förstå var man ska klicka.

Med allt fler sätt att kommunicera är det viktigt att göra det enkelt. Om jag med ett klick kommer precis dit jag ska - utan att behöva fylla i någon övrig information - så ökar dramatiskt sannolikheten att jag gör det som jag förväntas göra. Gör det möjligt att djuplänka precis till sidan där jag ska förväntas göra något, då blir arbetet effektivt.

Jing

Det finns ett program som heter Jing. Det är ett alldeles förträffligt verktyg för att spela in vad som händer på skärmen och för att skicka till någon som behöver se det.

Om jag till exempel ska rapportera en bugg är det betydligt enklare och effektivare att spela in hur jag gör och vad som händer, om jag vill kan jag även spela in ljud och förklara vad jag gör. Förutom att jag slipper skriva ett långt mejl med skärmdumpar så undviker jag dessutom frågor från den berörda utvecklaren. Allt blir fullständigt solklart.

En trevlig feature är att det jag spelar in läggs upp på en server och kan sedan streamas av den som ser klippet. Här är ett exempel på hur man använder Google.

Företaget som gjort programmet säljer mjukvara för att spela in skärmfilmer. Jing är ett gratisprogram som gör reklam för produkterna de tjänar pengar på. Bra för dem och bra för mig. Ladda ner och prova här.

Mindre mejl

Häromdagen fick jag instruktioner om att ändra Outlook. Det första var att stänga av mejlnotifieringen, det andra att bara öppna Outlook max en gång per timme.

Det finns studier som tyder på att det förbättrar effektiviteten för dina kollegor, men det sänker din egen produktivitet. För varje mejl du kollar tar det en minut att komma igång med det du höll på med. Egna empiriska studier visar att det dessutom tar betydligt längre att komma igång när jag jobbar med tråkiga arbetsuppgifter. Med tjugo mejl om dagen blir det lätt en timme eller två i avbrott per vecka, helt i onödan.

För många blir det samma med mejlen som telefonen, kommer det ett mejl så tror man att det är förväntat att man ska läsa och besvara direkt. Det behöver det inte vara. Det viktiga är att läsa och agera, det vill säga att om någon förväntar sig ett svar så ska det svaret skickas när du väl bestämmer dig för att jobba med e-mail. Det sämsta sättet att kolla mejl är att bara läsa mejlen och sedan låta dem vara till senare.

--

Relaterat i NyTeknik, NyTeknik

Inbox Zero

Merlin Mann har inspirerats av David Allens Få det gjort! och funderar över hur GTD kan tillämpas för att få ordning på alla mejl. Klicka här för att se klippet!

Har själv börjat följa rådet att ta bort mejl som jag inte vill ha. Varför ska jag spara något som inte intresserade mig ens när jag fick det?

Jag tänkte återkomma till det här i veckan som kommer.

Skriva tid

Att skriva tid är bland det tråkigaste jag vet, näst efter reseräkningar.

Ett bra sätt att få bättre ordning på arbetet är att skriva en lista på vad som ska göras under dagen. Då använder jag tidsskrivningen för att planera, jag bestämmer vad jag vill (borde) göra och sen ser jag till att göra det. Istället för ett nödvändigt ont vid dagens slut blir det en bra början för lite bättre ordning. Sen blir det så att eftersom jag redan bestämt vad jag ska göra så kan jag tyvärr inte göra det jag inte vill/planerat för, vilket ytterligare ökar effektiviteten.

Naturligtvis får jag stämma av att det jag tänkte göra också blivit gjort. Men det är förvånandsvärt sällan jag behöver ändra nåt.

Händelsekedjor

Lyssnade lite på Brian Tracy idag. Det är en man som kan prata om många olika saker, men idag och just för mig så pratade han om komplexitet. Hans enkla tes är att komplexiteten är detsamma som antalet steg i det du försöker göra i kvadrat. Skicka ett mejl – ett steg. Be någon annan skicka ett mejl – två steg. Skicka ett brev – fyra steg (skriva, hitta kuvert, hitta frimärke, gå till brevlådan). Det betyder att komplexiteten är 1, 4 respektive 16; vilket väl stämmer ganska bra? Tiden och risken för fel ökar exponentiellt.

Vad har det för praktisk betydelse? Ta försäkringsbolaget (jag kan tyvärr inte säga vilket) som hade en ganska omständlig process för att godkänna livförsäkringar. Totalt lade bolaget 60 minuters arbete på försäkringen, men det var en process i hela 22 steg vilket tog 5-6 veckor i normala fall. Det betydde att den tänkte kunden redan var någon annans kund. Genom att sammanföra huvuddelen av stegen till ett enda kortades hela processen ner till tre steg och tiden att återkomma med besked blev istället 24 timmar. Vilket naturligtvis genererade rysligt mycket mer affärer.

Det här förklarar varför något som i sittande möte kan lösas på en kvart istället tar en hel dag att lösa på distans. Samla alla i samma rum, eller webbmöte för den delen, så minskar komplexiteten direkt. Att skapa händelsekedjor kommer bara att öka tiden och risken för fel.