Nio delar i en bra presentation

När du jobbar med försäljning så är det ibland är det bra att ompröva budskapet. Det är också bra att gå tillbaks och titta på hur budskapet såg ut för ett, två och fem år sedan. Kanske fanns det saker du sa då som vore bra att säga idag? Om det du sa för fem år sedan inte stämmer så ger det förmodligen en god fingervisning om vad du borde berätta idag.

Jag håller precis på att ompröva hur vi säger det vi säger. Vi tog utgångspunk i en presentation av David Rose och följer delvis de punkter han säger är viktiga.

När någon köper avancerad programvara (t.ex. för att sälja komplicerade produkter) så handlar det om mer än bara programlicenser. De köper ett helt koncept som till mångt och mycket består av duktiga människor. 

När den allmänna perceptionen är att mjukvaran löser problemet så handlar beslutet mer om hur arbetet ska genomföras. Det betyder att spetskompetensen och domänkunskapen blir det avgörande eftersom tvekan kring programvarans förträfflighet redan bevisats av ett hundratal referenser.

Därför bestämde vi oss för att fokusera på följande delar för att bygga presentationen:

Integritet handlar om att vara ärlig och att göra saker på det sätt man själv tror är riktigt. Det här betyder att hellre ledas av egen erfarenhet än att dansa efter andras pipor. Det ger en övertygande bild om att du vet vad du gör. Här är det naturligtvis viktigt att vara ärlig, om den som lyssnar på något sätt kan misstro det du säger måste det sägas på ett annat sätt.

Coachbarhet innebär att lyssna och lära. Även om du har erfarenhet inom ett område så betyder inte det att du är fullärd. Coachbarhet handlar om att kunna ta till sig ny kunskap för att bli ännu bättre.

Ledarskap är ganska självförklarande. Det handlar om att kunna styra ett komplicerat arbete mot ett givet mål, att kunna undvika de allvarligaste fallgroparna och om att kunna hantera besvärliga hinder på vägen.

Kunskap är något som du kan läsa sig till och det är ofta fundamentet för att förstå inte bara vad man gör utan också varför. Ett företag kan enkelt skaffa kunskap genom att rekrytera kunniga människor.

Skicklighet innebär att vara duktig på det man göra. Ett företag bygger upp sin skicklighet genom att göra samma sak många gånger och framförallt genom att ha ett effektivt sätt att samla ihop praktiska erfarenheter. Det här handlar mycket om en intuitiv känsla för rätt och fel. Det här tar många år att bygga upp.

Passion handlar om att brinna för det du gör. Det är mycket lättare att tro på någon som genuint tror på sig själv. Det är naturligtvis en balansgång, passionen får inte ligga allt för nära galenskapen.

Vision betyder att veta vart du är på väg. Varför gör vi det här och vad är vårt mål?

Åtagande eller commitment som vi säger på bisnissvenska handlar om långsiktighet. Vi säljer inte en snabb lösning på ett enkelt problem, det handlar mer om ett giftermål tills döden skiljer oss åt. Ett företag som växer med kunderna har en helt annan syn framtiden och det är naturligtvis viktigt att förklara.

Realism är det som ger tyngd. Du kan ha en fin vision och en brinnande passion, men om du inte samtidigt är realist så bygger du bara ett luftslott med tomma ord. Därför måste presentationen visa att det du säger är på riktigt och det bästa sättet är förstås att förankra budskapet med trovärdiga referenser.

Osäkerhet

När ett du ska köpa något som är lite mer komplicerat så finns det tre huvudsakliga osäkerhet som måste elimineras innan du är beredd att ta ett beslut. Det här gäller i princip alla typer av köp, men det blir extra tydligt när det gäller första-, projekt- eller sällanköp.

Behovsosäkerhet – det här handlar om vilka krav du tror dig ha. Kraven handlar ofta om den tekniska lösningen, men det du egentligen söker efter är något annat.

Du har ett problem och det ska lösas. Reklamen vill gärna få dig att tro att den tekniska lösningen är ditt behov, men det är bara ett sätt för leverantören att sälja på dig sakliga argument för att motivera känslan som skapar köpbehovet.

För att övervinna behovsosäkerheten behöver du ofta hjälp att förstå vad du egentligen vill göra, vad du egentligen vill uppnå. Det handlar om att guida kunden mot en lösning som lever upp till behovet – men som kanske inte helt stämmer med de förutfattade kraven.

Marknadsosäkerhet – det här handlar om att det är svårt att förstå vad som finns att få. I en värld med dagens massiva utbud är det svårt att få överblick vad som erbjuds.

För att övervinna marknadsosäkerheten måste det finnas ett enkelt sätt att ta till sig helheten och det är därför tester och framförallt rekommendationer har blivit en viktig del av marknadskommunikationen.

Genom att använda andras åsikter kan du eliminera marknadsosäkerheten för produkten du säljer.

Transaktionsosäkerhet – det handlar om vilka risker som är inblandade med leveransen. Om du köper en produkt på en vanlig affär är transaktionsosäkerheten ganska låg, men så fort du handlar via andra kanaler finns det alltid frågetecken. Om du upphandlar ett projekt så finns det alltid frågetecken kring tid och budget.

För att övervinna transaktionsosäkerheten måste paketeringen av produkten vara tydlig. Du måste också kunna visa att du kan och har levererat den här typen av projekt förut.

Bra powerpointbilder

Powerpoint är ett alldeles utmärkt verktyg för att göra snygga och proffsiga presentationer, men det blir sällan effektivt att skapa presentationerna direkt i programmet. Själv använder jag en trestegsmodell som är ganska effektiv och som gör det möjligt att skapa hela presentationen på resan till mötet (eftersom den fungerar även om när skylten med säkerhetsbältet är tänd).

Presentation ska besvara ett antal frågor. De slides du skapar ska innehålla några stolpar, de viktigaste orden som åhörarna ska komma ihåg. Tumregeln är att det inte ska stå mer än fem ord per slide. Om du har tid så är det alltid bättre att hitta en bra bild istället, men eftersom det är rätt tidsödande så är det bättre att vänta med det.

Steg 1

Huvuddelen av tiden du lägger på förberedelser ska göras i detta steg och det viktiga är att skriva upp vilka frågor du ska besvara. Om du kommer på några andra punkter som du också vill få med så skriver du upp dem med. I det här läget är det inte viktigt att vara strukturerad och det är därför den här metoden är överlägsen alla försök att göra samma övning direkt i Powerpoint.

För en normal tvåtimmarspresentation så brukar jag skriva ner ett A4 med frågor och punkter.

Steg 2

Nästa steg är att omvandla dessa punkter till slides. Dra två vertikala och fem horisontella linjer på ett A4 så får du 18 rutor att skriva i.  Varje ruta är en slide som ska innehålla en bra rubrik och tre-fyra ord.

Gruppera frågorna som hänger ihop genom att sätta en siffra framför. Sorteringen i vilken ordning du ska säga vad behöver du inte bekymra dig om ännu. För varje slide letar du upp de punkter som ska finnas med. Blir det mer än fem ord i en ruta använder du helt enkelt en ruta till (de är gratis).

Steg 3

Först nu tar du fram datorn och skapar presentationen utifrån noteringarna i rutnätet. Dra upp storleken på fonten så att det syns tydligt. När du matat in alla rutor som du skapade i steg 2 så fixar du sorteringen så att du får ett bra flöde i presentationen.

Tid över?

Har du tid över kan du lägga till lite bilder som gör presentationen bättre. Har du ytterligare tid över kan du börja fixa med fonter och annan layout.

Fuska, träna och inspireras

Om du vill bli bättre på att presentera så är fuska, träna och inspireras är tre enkla sätt.

Fuska – Förmodligen finns det redan någon som gjort en bra presentation om det du ska prata om. Börja med att titta på www.slideshare.net och förmodligen kommer du att hitta alldeles för många bra presentationer om ditt ämne.

Inspireras –  Att se duktiga föredragshållare är både roligt och lärorikt. www.ted.com är bäst men det går naturligtvis att hitta inspirerande mycket på både youtube och video.google.com.

Träna – Det sista, som jag själv ofta fuskar med, är att träna. Innan du håller en viktigt presentation bör du repetera fyra-fem gånger precis enligt manus. Presentationen blir förvånansvärt mycket bättre.

Ångugn

Idag har jag skrivit en längre post om ångugn eftersom jag sett i trafikloggarna att det är något som intresserar många. Vi har haft ångugn i drygt fem år och det finns ett antal recept som vi gärna lagar med ånga.

Fördelarna med ånga är bättre smak och nyttighet, men samtidigt kostar ugnen några tusenlappar mer än en vanlig ugn. Frågan är om det är värt det?

Jag skulle säga att svaret på frågan är ja, men det förutsätter att du har ett ganska stort intresse för matlagning.

Uppdrag granskning SAAB mutor

Det finns en handfull journalister i det här landet som ägnar sig åt granskande journalistik. De driver ofta verksamheten i egna bolag och säljer sina reportage till den fria eller ofria televisionen. Det här är duktiga killar som normalt har mer skinn på näsan än de har hår på huvudet.

Reportagen är ofta riktigt genomarbetade och det är inte ofta de fälls i granskningsnämnden. Ordvalet är mycket väl avvägt och det som sägs är sällan det som antyds. Jag måste säga att jag blir imponerad när jag förstod hur stor skillnaden var i vad som egentligen sades i reportagen och hur mindre insatta uppfattade det samma. Det är mäktigt!

Problemet är övrig media. Nu är det i och för sig inte så ofta som övrig media bemödar sig att återrapportera det Uppdrag granskning och Kalla fakta berättar, men det händer och det är då det blir fel.

I återrapportering blir det som antyds sanningen. Den återberättande journalisten har inte tid att förstå, det som inte sades i granskningen blir sanning i Rapport och de stora tidningarna.

Idag är det dags igen. Uppdrag granskning ska berätta ”fortsättningen” på affären om SAABs mutor.

Förra gången var upplägget såhär:

Någon (kanske någon från Trojkan) tipsar en journalistkollega på Finacial Times, stationerad i Stockholm. De har med en liten artikel om ”SAABs mutor” samma dag som Uppdrag granskning ska sända sitt första avslöjande om att det förekommer mutor inom vapenindustrin.

Den inledande rapporteringen i Rapport refererar till den trovärdiga källan FT istället (som brukligt) till sina egna inköpta program. Det är väl ingen som tror att uppdrag gransknings reportrar jobbar på SVT? Nej, de är egna företagare som med löften om avslöjanden får förskott från statstelevisionen för att avslöja allt från teplantage till torskfiske.

Jag har ingenting emot granskande journalister, men det som stör mig är att jag betalar licensavgift för ett program som Rapport. De återrapporterar, oftast som enda svenska media, det som Uppdrag granskning avslöjar. Problemet är som sagt att Rapport tar sig friheten att göra sanning av de genomarbetade insinuationerna.

Jag skriver det här av två anledningar. Det första är av ren nyfikenhet om det intresserar någon. Det andra är för att farsan ringde och frågade om han skulle kontakta Rapports ansvarige utgivare. Han vill inte än en gång - på felaktiga grunder - vara reklampelare för Uppdrag gransknings kommande program. Som det var förra gången så gjorde Rapport helt enkelt så här - de zoomade in en namnteckning från ett helt annat dokument än de pratade om i reportaget.

Att Uppdrag granskning återigen avslöjar sin journalistprisbelönta re-write på The Guardians reportage om BAE spelar mindre roll, men att Rapport okritiskt återberättar och bitvis gör om incinuationer till sanningen är rätt besvärande. Rapport är väl ett nyhetsprogram?

Farbror Kvast har, som alltid när det gäller den här typen av brott, har inte lyckats bevisa något. I det här specifika fallet beror det nog huvudsakligen på att inget brott har begåtts. Det han och Rapport hävdar är avtal är något helt annat. Men det behöver ju inte jag ”avslöja” här och nu, det finns det ju folk som har som jobb...

Hur blir det nu:

Van der Kwast kommer naturligtvis att figurera i sin vackra hatt. Carina Lundberg Markow kommer förmodligen göra ett medialt utspel om etik och moral. Mikael Petterson, mest känd för lite FRA-rapportering kring Carl Bildt, kommer återrapportera med ett och annat tillspetsat fel. Västervikstidningen kommer kanske återigen att ringa min syster för att än en gång få en kommentar från pappa. Och ingen kommer läsa det här blogginlägget… :)

--

Uppdatering 17 jun: Det blev Peter Eriksson, mp, som tog över Carinas stafettpinne. På DN debatterar han med en argumentation som bottnar i feltolkade andrahandsuppgifter.

Peter har, precis som Rapport, skapat sig en egen bild av verkligheten som inte är den som återgavs i det reportage han anger som källa.